Sporządzanie różnego rodzaju pism, deklaracji i formularzy oraz raportowanie stanowi jeden z najważniejszych procesów firmy. Od odpowiedniego zarządzania przekazywaniem i gromadzeniem formularzy bardzo często zależy efektywności całej organizacji. Ciągły rozwój techniki umożliwia przedsiębiorstwom zarządzanie dokumentacją firmy zdalnie.
Digitalizacja fizycznych dokumentów to już nie tylko nowy trend, ale przede wszystkim bardzo powszechna praktyka. Dzięki temu przedsiębiorstwa oszczędzają czas oraz pieniądze. Z formy papierowej na elektroniczną można w tym momencie praktycznie każdy dokument. Prawo pozwala na przechowywanie w formie elektronicznej takich dokumentów jak:
Jednak przed zdecydowaniem się na taką formę należy pamiętać o ważnej rzeczy. Program do przechowywania musi spełniać określone warunki. Muszą mieć ewidencję wszystkich wprowadzanych zmian w systemie i odpowiednie zabezpieczenia przed włamaniem czy zniszczeniem. Dobrze byłoby, gdyby był elastyczny i można było mieć do niego dostęp przez Internet niezależnie od miejsca pobytu.
Kluczową zaletą takie oprogramowania jest rejestracja wszystkich napływających oraz wychodzących z firmy dokumentów. Zaawansowane systemy do zarządzania dokumentami posiadają funkcje, które pozwalają użytkownikowi tworzyć formularze, ankiety, raportów oraz szeregu innych plików związanych z dokumentacją przedsiębiorstwa. Niewątpliwą zaletą może być również możliwość synchronizacji niektórych programów z kalendarzem czy innym programem do planowania w czasie. Dzięki temu system sam dba o to, by każde zadanie zostało wykonane w wyznaczonym czasie. Może także przypomnieć o konieczności dokonania aktualizacji w formularzach. Zainstalowanie w przedsiębiorstwie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami to także zaleta, jeśli chodzi o wdrażanie nowych pracowników. Szkolenia są krótkie, dzięki temu zajmuje to mniej czasu, a pracownicy już po chwili mogą przejść do pełnienia swoich obowiązków.
Przed wyborem odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami warto wziąć pod uwagę cel oraz stan obiegu dokumentów. System powinien pozwolić na dostosowanie tworzonych dokumentów i definiowanie nowych kategorii formularzy. Program powinien być równocześnie elastycznym narzędziem, które pozwoli na przechowywanie dokumentów oraz modyfikowanie ich cech przy jednoczesnym zachowaniu jakości i pełnej kontroli nad ich obiegiem. Takim strzałem w dziesiątkę może okazać się pakiet SaldeoSMART. Łączy on w sobie intuicyjność oraz kompleksowość działań. Pomaga uporządkować wszystkie dokumenty firmy. Oferta idealna dla wszystkich przedsiębiorstw, które stawiają na innowacyjność i najnowsze technologie.
Sprawdzenie podatnika VAT to ważny element bezpiecznego prowadzenia biznesu. Weryfikacja statusu kontrahenta pozwala uniknąć problemów podatkowych i finansowych. Dowiedz się, jak skutecznie sprawdzić podatnika VAT, jakie narzędzia są dostępne i dlaczego regularna kontrola firm może uchronić Cię przed nieuczciwymi transakcjami.